《华岳漫笔》〈浅谈公文办理及其对提高工作效率〉田耀亭著

　　浅谈公文办理及其对提高工作效率的建议

    公文办理，简而言之，是指从公文的制发、管理到利用所进行的全部工作过程。它既是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规的主要途径，也是请示答复问题和汇报、指导、商洽工作的重要工具。起着维护领导工作的纽带作用，直接影响着机关的工作效率和形象。

　　公文办理综述公文办理涉及面宽量大，是机关的一项重要工作，是文书部门的中心工作。其任务概括起来就是要想方设法办好用活各类公文，高效优质地为领导决策和机关工作服务。重点是“办好用活”。所谓“办好”，就是要做到“一保”，即规范化、制度化、科学化和保证党和国家机密的安全。具体说，规范化就是将公文办理的诸环节程序化，拟定具体标准、规范技术操作规程；制度化就是建立健全各项规章制度，如收文制度、保密制度、核稿把关制度等；科学化就是对文书工作实行科学管理，并逐步使用以计收、拆封、登记、存放等环节。

　　对于外收发来说，关键是要做好点收。对于内收发文秘人员)来说，重点是要搞好登记。登记有“单一’’和“综合”登记两种。“综合”登记是把收、发、借、退、归档、销毁等六方面统统登记在一起。这种办法相对牢靠，既能反映各方面的情况，又不造成其它方面大的弊端，是应提倡的登记方法。

　　二、办文。是指办理文件中请示领导同志指示和要求承办单位办理的事项。这实际上是落实文件精神，实现领导意图的过程。一般有分办、拟办、承办、催办、回复六个环节。    。

　　、分办。是指文书部门根据公文的内容和性质，将公文分别送往适当的去向。主要去向有二：一是送秘书部门负责人或指定的秘书人员拟办：二是直接请有关业务部办理。其用意在于减少进入公文办理流程的公文量，加快公文办理效率。根据《办法》第二十条：“凡需要办理的公文，文书部门应根据内容和性质，送领导人指示交有关业务部门办理”的精神，一般来说业务性强或倒行公文，文书人员可直接送有关业务部门办理；而重大的、综合的、涉及全局工作的公文，要送领导人先拟办批办。

　　、拟办。是指机关文秘部门对公文收阅后提出的初步处理意见，供机关领导人或部门负责人审核决定。它是文件应如何处理的一种请示或建议性的意见，对领导人批办有重要的参考价值。它由人秘部门领导人或专门指定的秘书人员具体实施，要做到及时、准确、无误。

　　、批办。是指机关领导人或秘书长就某份文件如何办理所作出的指示或意见。拟办文件时，应先认真阅读文件，然后斟酌拟办意见，迅速批示，加快文件运行办理过程。

　　、承办。是指机关有关部门根据批办和拟办意见，具体处理、执行文件的过程。

　　、催办。主要是指对文件承办的检查和督促。只有及时催办，才能有效避免办理拖拉，防止文件积压，加快文件正常运转。同时，对于克服官僚主义、文牍主义，提高机关工作效率，有着重要的促进作用。

　　、回复。就是办文结束后要将承办情况和结果及时向批示领导和有关单位汇报。它是一个信息反馈过程，可以帮助单位和领导随时掌握进展情况和结果，还可以在此基础上考虑新的决策。因此，这也是一个信息资源有效利用和增值的过程，决不能忽视它。

　　三、制文。是文件由撰写、审签到印刷的过程。它是决定公文质量优劣的关键。其包括(1)拟稿：包括交拟、拟议、撰写等。(2)审稿：是指机关秘书部门或负责撰稿的业务部门负责对撰写文稿的审查，这既要文字上把关，也要政策上把关。(3)缮印：就是印刷文件和校对。(4)用印：是在需要用印章的文件上加盖机关印章。

　　四、发文。就是把各种公文、资料按一定的范围，经一定的渠道，用一定的形式传递给受文单位。发文程序主要有分发和递送等环节。分发的依据，就是按公文的内容、要求和当时当地的形势及领导同志的意图进行实施，要害是及时、准确、无误。    。

　　五、阅文。阅文是公文利用和承办的前提。它包括领导和有关部门阅文，也包括公文办理人员阅文。公文办理人员阅文是工作必要的任务，是对文件科学地、合理地整理、筛选，为领导同志及时阅文提供方便，提供服务。其原则是保密、迅速、全面，范围其一要按文件标明的范围严格确定，其二要对没有标明阅读范围的文件、资料，按照领导拟办的范围确定。

　　六、清文。也就是对公文的清理工作。内容包括文件清退、公文立卷、案卷移交(归档)、公文销毁等。清文是实现由公文转化为档案的关键步骤，是保证国家档案完整和“三密”文件安全处理的重要措施。有的单位不大重视这项工作，结果吃了苦头；有的因为清退不认真，造成文件查无下落；有的移交手续不全，双方互相扯皮；有的销毁不认真造成秘密文件失落。为此，应当清退的要及时、全部清退；应移交的要全部交清；应归档的要全部立卷归档；应销毁的要全部销毁，做到不留“尾巴”，不留“后患”。

　　提高公文办理工作效率的几点建议一公文办理的工作量相当大，公文办理的速度、数量直接影响着机关的工作效率。建议在公文办理上做到以下几点：

　　一、要保证公文运转流畅。保证公文运转的畅通，是提高机关工作效率的前提。公文办理的各个环节之间是有机统一体，前后衔接，环环相扣。一般情况下，环节之间的次序不可倒置，运转流程也不能逆转。否则，要么使流程终断，造成文件滞流，误时误事。4特别是一些重要的紧急文件，如不及时办理，不仅误事，甚至造成不稳定的因素，机关工作随之也会发生一定程度的混乱，这样必然影响工作效率。所以；各个机关都应根据自己的实际，按照公文办理的要求，明确公文办理程序，使大家共同遵守。

　　二、要尽可能减少进入公文办理流程的公文数量。从工作实践看，影响工作效率的大敌是“文山会海”。要从以下四个方面积极努力。(1)从制文的环节上严格把关。发文数量要控制在最低限度，篇幅写得能短尽短，把领导从“文山会海，，中解放出来，克服文牍主义，深入实际，调查研究，加强决策的科学性。同时，也有利于提高文件的质量和效能，形成良性循环，提高工作效率。(2)斟酌收到文件与本机关管理活动的相关程度。把那些没有必要运转的公文不要进入公文运转流程，没有必要继续运转下去的公文停止运转，可以直接处理的事务性公文直接办理。

　　尽可能减少以机关名义发文。能以职能部门发的文件就不要以机关名义发文，以减少核稿与签发等环节。

　　要尽量减少文件多次在不同刊物等多种渠道出现，这是减少文件的积极因素。    一三、要合理掌握公文在各个环节的停留时间。加快公文在各个环节之间的运转速度，是提高机关工作效率的关键。(1)在各个工作环节上体现出“准确”、“及时’’四个字。否则，要么会出现漏渝和差错，造成较大的失误；要么公文在某一环节上滞留、积压，形成一环压一环，耽误时机，影响工作效率。(2)公文管理人员要对公文运转进行控制，加强催办，并随时清退，及时传送。(3)合理掌握公文在各个环节的滞留时间。一般来说，公文在各个环节上停留的时间越短，整个工作流程的时间就越短，机关工作效率就越高。但也不能绝对化、简单化。在一些环节上，如收进、登记、缮印、封发等如此要求，一般说是可以的。但是，另一些环节就不能单纯求快。例如，在承办这个环节上，承办任务多时，就要分别轻重缓急，保证紧要文件优先办理，其它文件缓办，只要不超过办理时限，都应该说是做到了“及时”。又如交拟、拟议、撰写这些环节，都是机关决策或者是部门决策的深化、细化、具体化，没有适当的酝酿时间，不会产生出质量高的公文，单纯求快也难免产生失误。总之，在公文办理的各个环节上，要把握“准确”、“及时”四个字，这对提高机关工作效率关系极大。

　　四、要制定和完善公文办理责任制。渭南市政府办公室实行目标责任管理制度，在1989年省政府召开的全省政府系统公文办理座谈会上，作为先进介绍了经验。他们的具体做法是把文书科分为外收发、内收发(机要收发)、打印室三个摊子，每组每人干哪几种事情，每件事达到什么标准等都要有具体要求，而且要求“量”化，年初下任务，年终总结评比。完成任务好的表彰受奖，反之批评受罚。这一做法，极大地提高了干部职工的积极性。人人坚守工作岗位，个个认真负责。经两年抽查，一般都能达标，个别超标。为了承上启下，他们坚持每月初出刊上月公文办理“送阅件’’，送市委、市政府领导及市直各部门、各县市政府。有表扬也有批评，有力的促进了公文运转的速度、质量和工作效率。

　　五、要不断提高公文办理人员的业务能力。实践告诉人们，没有一支高质量、高水平的公文办理人员队伍，公文办理工作就不会有高质量、高水平，机关也不会有高效率。肯定地说，公文处理效率越高，机关工作效率也就越高。相反，公文办理、管理就会秩序混乱，文件质差，甚至出现漏密、泄密的严重问题，导致机关工作停滞不前，误时误事，人为地给工作造成不可估量的损失，也会有损机关的面貌和威望。因此，工作效率要靠工作人员高水平的业务素质和快节奏来实现，有计划、有步骤地培训公文管理人员十分重要。培训的内容包括公文工作基本知识和基本技能、国内外先进的公文管理经验和发展趋势及其、对策等。通过公文办理人员的高素质，来推进机关工作的高效能。