团队机票变更时应如何完善原始凭证及附件

　　团队机票变更时应如何完善原始凭证及附件

　　●行业分析

　　□喻祥明

　　一、案例分析

　　某旅行社一客户公司(系全国性的营销公司)，其上级单位派人到该公司进行内部审计。在审计过程中，内审人员抽查到该公司三年前在国外召开的一次年度销售工作年会的费用，要求公司提供该年会的全部支出资料。该公司的年会是委托该旅行社操作的，故该公司与旅行社联系，要求提供该年会的详细成本清单，包括全部参会人员的名单、机票及价格、酒店住宿的情况及地接费用等开支清单。但由于当时的机票是该旅行社委托另一家航空代理公司购买的，因人数多达110人、涉及几家航空公司且起飞时间、航班及舱位价格各不相同;期间又由于各种原因，有部分参会人员因事或签证等原因没走成出现了频繁的退票和换人并换票的情况。就为凑齐、购买、调整这100多人的机票，曾经搞得旅行社疲惫不堪。现在，事情已经过去了三年多，业务员的电脑也在去年重新换过，储存的资料已经没有了，业务档案资料也因过去了几年已经处理掉，而财务凭证中付款凭证的原始附件只有航空代理公司的大发票和第一批人员的名单。因当时变化因素很多，有较多人员调整和舱位变更引起的价格调整。但由于在调整付款时仅凭航空代理公司的发票付款，没有及时将调整的名单和价格调整的资料作为财务付款凭证的附件保存，所以现在没有了最终人员的完整名单和舱位价格的详细信息。如果要取得这些人员的机票名单和价格，只能到所涉及的航空公司去找，但这又涉及更多问题，难度很大。虽然客户最终也不了了之，但这件事却给客户公司留下了不好的印象，认为该旅行社财务管理不善、机票价格不透明、有克扣客户费用的嫌疑，进而影响了后续合作。

　　在旅行社的经营业务中，应强化对所涉及的凭证附件的管理，严格此类原始凭证的收集、整理、归类和核算。在实际工作中，旅行社不应只注意业务的调整而放松了对调整事项所涉及的原始凭证的收集和整理。一般在旅游团队尤其是会议团业务中，机票调整事项较多。所以，在对机票进行调整的事项中，更要认真、仔细地注意收集和整理各项变更的资料和信息，包括调整的人员、时间、航班、舱位、价格等，财务部门在对外付款时要认真核对原始凭证及各类附件所提供的内容和信息，对因调整而带来的付款项目的变化一定要仔细核对原始凭证的附件，以避免给内部管理和控制带来隐患。

　　1、成本清晰的要求

　　现在，各客户单位对会议费都抓得很紧，并且很注重节约，他们需要掌握会议费的使用情况，尤其是有许多单位是按照会议的成本向承办旅行社支付一定比例的服务费。所以，会议成本是服务费支付的基础，各家都很在意。因此，各成本项目的清晰，既符合旅行社成本管理的要求，也符合可能存在的客户审计等要求。

　　2、细节清晰的要求

　　在操作大项目时，往往会忽略一些细节问题，尤其是在复杂问题的处理过程中，往往会注重业务上疑难问题的解决，而忽略了常规细节事项，尤其忽视了财务管理上的问题。上述案例，就是因为在全力解决100多张机票的难题中，忽略了机票的信息和换人、换票中出现的变更所带来的票证的归集、整理和存档问题，在财务付款时只注意了大发票的金额而放弃了各张机票的信息和价格的汇总确认，以至于最终的付款与全部信息没有掌握和留存，导致无法核对。

　　3、凭证清晰的要求

　　电脑可以因使用状况进行更换、业务资料也会因时间长久予以废弃，但会计凭证是必须按照规定的期限进行管理和保存的。同时，从加强财务管理的角度出发，也要求每笔付款都要有详细的付款说明和相应的凭证依据。如本案例，如果每笔付款都有详细的人员名单和价格构成，每次的调整与更改都有相应的附件说明，就可以在财务记账凭证的附件中保留每次的付款记录和业务调整信息，以配合客户单位完成审计工作。但由于该旅行社的前期财务工作不够完善，造成了会计凭证中原始凭证附件资料不齐全和不完整，给后期客户单位审计和公司内部管理工作带来问题。

　　4、内控清晰的要求

　　该旅行社应以此为戒，加强对会计凭证原始附件的管理，在以后的工作中，全面核查付款原始凭证及其附件的完整性和准确性，包括每次因调整人员、调整内容而产生的付款事项，保证每笔付款都有完整齐全的原始凭证，使旅行社的财务管理和内部控制规范有序，防范经营性风险。

　　二、发生变更时，对机票原始凭证及附件的财务要求

　　在现实的会计业务中，旅行社机票购置中需要调整的事项很多也很普遍。如：行程的变化、出发与返程日期和时间的变化、航班的调整、人员的增减、签证通过与否等等。在没有出票或预付定金的情况下影响还不大，直接与代理单位或航空公司联系调整即可;如果只是付了定金没有确定名单总人数不变的情况下，也问题不大，可以在总人数里进行调节。但如果是已经全额付款及已经出票的情况下，就会涉及许多问题，包括：退票、改签、重新购票、核算机票差价，对财务部门的影响是涉及资金的结算问题，包括：退票损失费、机票差价的多退少补、重新购票的开支、机场税和燃油附加费的退回等;涉及的票证影响是：退票要从已经付款的付款凭证中抽出原来的机票、支付差价的要列示差价的核算表、调整人员的除了要抽出原来的机票外还要新收到印有新的人员名字的机票。

　　1、机票付款应具备的附件要求：

　　按照付机票款附件凭证的要求，必须具备以下条件：

　　(1)国内航空公司或代理公司出具的发票、国外航空公司出具的收据;

　　(2)标有全部人员名字和舱位、价格的电子行程单;

　　(3)该机票涉及的团队计划书。

　　2、对不涉及金额变动而人员名单发生变动事项的附件要求：

　　对因团队事项的变动而金额不变但航班变动或金额和人员总数不变但名单变动的事项，要将调整资料及时补充到团队资料中，完善团队资料，保证结算工作的正常秩序。

　　(1)对团队已定而航班变动，如果仅是航班的变化而金额不变，业务部门应将航空公司确认的航班变动的调整通知单送财务部门，作为附件补充到原付款凭证中，或做好相应的协调事项;

　　(2)对金额和人员总数不变但名单变动的事项，应将人员变化情况编制人员名单调整表送财务部门，作为附件补充到原付款凭证中，或做好相应的协调事项，使最终的出行人员名单与实际记录相吻合。

　　3、对涉及金额变动但人员名单不变事项的附件要求：

　　对金额变动但人员名单不变的事项，主要涉及舱位调整引发的金额变化情况。如果是调高舱位需要支付资金的，应取得供应商增补的发票或收据;如果是调低舱位有退款的，则应取得供应商的支票或汇款包括红字发票或红字收据。不论是调高或调低舱位，凡涉及机票金额变化的，都应在收到供应商的发票或收据时，由业务员提供舱位调整所涉及的人员名单以及舱位调整的价格变化记录，该价格的变化应与供应商提供的发票或收据上的金额一致。

　　4、对金额、人员均动事项的附件要求：

　　对金额变动而人员名单也变动的事项，应要求业务员及时编制调整表，包括金额变化和人员变化的详细情况，对涉及的金额和人员的调增或调减都详细列示，以保证最终的人员名单资料与实际出行人员相一致。对增加或减少的机票金额，都应取得供应商的发票或收据，以保证该发票或收据与实际的付款或退款的一致性、保证金额的增减与实际的机票价格的一致性。

　　5、对因各种变动而需要收回原始机票事项的处理：

　　在实际业务中，有不少变化因素会要求从旅行社的会计凭证附件中抽回原始机票行程单退还航空公司。因原始机票行程单是企业已经付款的依据和原始凭证，一旦抽出，将会影响会计资料的完整性和付款金额的准确性;而又由于航空公司的规定，退票必须收回原始机票行程单，这会给旅行社会计资料的保管和完整带来较大影响。在这种情况下，我们既要满足航空公司的要求，又不能影响会计资料的完整。我们要做的工作是：

　　(1)由业务员写出退票的原因并经部门经理签字批准后送财务总监审批;

　　(2)业务员凭财务总监批准后的报告，到财务部申请抽出原始机票;

　　(3)财务部将原始机票从会计凭证中抽出并复印，同时将申请报告和机票复印件归入原来的会计凭证中一并保存;

　　(4)财务部应建立凭证抽出备忘记录，同时应及时收回退票款;

　　(5)根据航空公司的有关规定，部分机票是不能退款的。但是虽然机票不能退，可机票附加的燃油附加费是可以退的。所以，遇到这种情况，我们也可以按照上述步骤办理，还是能够将机票损失降到最低的。

　　三、机票原始凭证附件齐全对旅行社内部控制的意义

　　所有的对外付款，均要提供付款申请以及相应的凭证。但由于我们对“相应的凭证”认识和要求不一致，所以不同的单位有不同的要求，即使是同一家单位也会由于监管程度不同，而在实际工作中产生较大差异。这些差异的存在，给我们的内部控制带来较大的不确定性，把关不严就会产生漏洞，甚至营私舞弊。

　　1、原始凭证附件齐全是支付审核的基本要求

　　财务部门是旅行社资金掌控的主要部门，是成本控制的关键岗位。所以，在对外支付机票款等经济业务中，财务部门有着严格的审核要求和管理制度，其中对付款申请所需要的原始凭证尤为重视，即原始凭证附件齐全是旅行社对外支付审核的必要条件，何况机票金额在全部费用中占据很大比例。虽然各行各业对付款原始凭证的要求不甚相同，但对付款附件的基本要求是一致的，即外来的发票和相应的报告或能够说明发票细目的清单。这些附件无论是从合法性还是从合理性上来讲，都是财务部门必须掌握和监控的。

　　2、原始凭证附件增补是对业务变化的充实完善

　　经济业务在操作和实施过程中所引起的调整是客观存在的，尤其是旅行社行业，在行程计划的操作过程中，有许多因素包括天时地利、政治经济等都会使行程内容发生变动，如：临时的人员增减、项目内容的临时调整、航班或气候因素引起的出行日期变动等等。对于这些变化，我们的业务员会及时做好调整工作，以保证团队行程继续。但我们的成本核算工作也要跟进。不要因放松了双方的确认工作或因时间拖延而遗失、遗忘了确认资料的补充。这些确认资料不仅仅是为了本旅行社团队成本结算的需要，也是为了客户单位结算和审核的需要，更是我们收款的重要依据，千万不要掉以轻心。

　　3、原始凭证附件完整是流程控制的必要条件

　　内部控制的要求就是要对业务流程的全过程实施监督和管理，而业务经营中所涉及的全部资料是流程的凭证和依据，它们既是事前业务操作的规定，也是事后财务结算的依据。资料的完整正确，对强化财务管理、控制成本支出、做好内部控制与监督是十分必要的。尤其是机票资料的完整，包括在业务操作过程中的增减变化所引起的资料变更，都会影响到业务流程和内容变化以及资金收付的变化。对旅行社来讲，通过完善机票原始凭证附件变更的管理，不仅仅是使出行人得以准确无误，不因多次的变化而出差错，避免因名单不对而上不了飞机，延误了行程;同时对业务流程的控制和具体的实施操作都具有重要作用，不因事项变更而延误工作，不因繁杂事项的遗忘而措手不及。

　　4、原始凭证附件正确是对业务发展的促进

　　在目前加大反腐倡廉的形势下，许多客户单位都加强了内部审计工作，尤其是一些旅行社业务量较大的客户单位，对委托给旅行社的会议费用都要进行控制，有的还会由上级单位派员审计。这些都要求旅行社予以配合。只要我们的资料以及相应的变更资料，包括机票的变更资料是完整无缺的，就可以在合理的范围内给予必要的支持和协助，维护好双方的合作关系，给后期的合作奠定良好基础。而对客户单位来说，也可以完整记录费用支出情况和全部人员变更，一旦客户公司内部审核需要也可以取得真实可靠的资料。资料保存完整、正确，即使是在多年后的外部审计或内部审计时，旅行社都可以提供准确无误的资料和变更资料，就避免了许多不必要的猜想和麻烦，对合作各方都是有益而无害的。

　　通过对原始凭证附件的及时补充和调整，以保证该团队所使用的航班记录资料与实际行程记录相一致，使实际出行人员与最终名单相一致。通过对机票增减变化来完善原始凭证及其附件的审核，延伸到对所有经济业务的审核，都应认真、严格地审核各项原始凭证及其附件，使之符合当时以及变化了的实际经济业务，也就是保证了该团队和此项经济业务的资料相一致，经得起事前、事中、事后检查，为防范各类违规事项的发生、完善内部控制制度奠定了基础。

　　(作者单位：上海中旅国际旅行社有限公司)